Was Sie mitbringen:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW o.Ä.)
- Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, idealerweise im Gesundheitswesen
- Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, Krankenhausinformationssysteme von Vorteil)
- Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Diskretion und Genauigkeit
- Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit
- Freundliches, serviceorientiertes Auftreten
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Das erwartet dich
- Mitarbeit in einem engagierten, freundlichen Team
- Einblick in die Arbeitsabläufe eines führenden Gesundheitssystems in Pongau
- Nutzung der Sozialleistungen eines Ordensklinikums (z. B. Betriebskantine)
- Bruttomonatsgehalt von derzeit EUR 1.117,64
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Das bringen Sie mit
- eine fundierte kaufmännische Ausbildung (z.B. Lehre Bürokaufmann/frau, HAK, HBLA etc.)
- Teamgeist
- ein freundliches und empathisches Auftreten
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Belastbarkeit, Organisationstalent und klare Kommunikation
- lösungsorientiertes Handeln
- eine sehr strukturierte, genaue und eigenständige Arbeitsweise
- ausgezeichnete PC-Kenntnisse (MS-Office, SAP)
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für unseren Standort in Salzburg ǀ Vollzeit (40 Stunden/Woche)
- selbstständiges und effizientes Arbeiten
- eigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- sicherer Umgang mit MS-Office Programmen
- versierte Kommunikationsfähigkeit und hohe Serviceorientierung
- technisches Interesse
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Deine Aufgaben
- du verantwortest gemeinsam mit deinem Team die kaufmännische Betreuung des Liegenschaftsportfolios unserer Filialen
- die eigenverantwortliche Prüfung und Abwicklung der jährlichen Betriebskostenabrechnungen gehört ebenfalls zu deinen Hauptaufgaben
- du überwachst die abgeschlossenen Immobilienverträge hinsichtlich Mietindexierungen und sorgst dafür, dass Fristen sowie Laufzeiten eingehalten werden
- du kontrollierst und bearbeitest eigenständig den gesamten Prozess der Rechnungsprüfung
- du bist Ansprechpartner (w/m/d) für alle Belange unserer Mieter (w/m/d) und Vermieter (w/m/d)
- allgemeine administrative Aufgaben runden dein Tätigkeitsfeld ab
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Ihr Profil
- abgeschlossene Reifeprüfung oder gleichwertige Ausbildung
- EDV-Kenntnisse
- Führerschein B
- Bereitschaft zur Leistung von Überstunden im Zuge des Trauungsdienstes
- Besuch des Standesbeamtenkurses und die ehestmögliche Ablegung der Standesbeamtenprüfung wird vorausgesetzt
- freundliches, hilfsbereites Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen
- Flexibilität und hohe Belastbarkeit, Stressresistenz
- korrektes und präzises Arbeiten
- sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
- problemlösungsorientiertes Denken und engagiertes Handeln
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Ihre Aufgabe:
- Eigenständiges und selbstverantwortliches Arbeiten im Schulsekretariat in Absprache mit der Direktion
- Zentrale Anlauf- und Kontaktstelle
- Organisatorische und administrative Tätigkeiten
- Verrechnung, Vorkontierung und Kassa
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KÜNFTIGE AUFGABEN
- Assistenzarbeitsaufgaben für zwei Immobilien-Verwalter:innen
- Unterstützung des Hausverwaltungsteams in allen organisatorischen Tätigkeiten der Liegenschaftsverwaltung
- Abwicklung von Schriftverkehr und Telefonaten mit Eigentümer:innen, Mieter:innen, Behörden und Professionisten
- Protokollführung bei Hausversammlungen
- Pflege und Aktualisierung der internen EDV-Systeme
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Die Rolle
- Abgeschlossenes Studium in BWL, Kommunikation, Aviation Management oder in einem anderen vergleichbaren Bereich
- Mindestens 5 Jahre berufliche Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in der Projektkoordination auf Senior-Level, idealerweise im Bereich Luftfahrt, Sport oder vergleichbarer Branche
- Ausgezeichnete Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch; weitere Sprachkenntnisse sind ein Plus
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und das Talent, mehrere Prioritäten gleichzeitig effektiv und effizient zu jonglieren
- Fortgeschrittene Kenntnisse mit MS Office und digitalen Kollaborationstools
- Erfahrung in der Eventkoordination, Logistik oder Luftfahrt ist besonders wertvoll
- Äußerste Diskretion und Vertrauenswürdigkeit, gepaart mit einer professionellen und proaktiven Arbeitsweise
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Dynamik und Detailgenauigkeit
- Ausgeprägte Fähigkeit, in einem stressigen Umfeld zu arbeiten und flexibel auf veränderte Prioritäten zu reagieren
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Deine Aufgaben
- du steuerst und organisierst den Büroablauf und bist für die Terminorganisation inkl. Reisen im In- und Ausland der Geschäftsleitung zuständig
- als rechte Hand unterstützt du bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Terminen, der Buchung der Räumlichkeiten und der Bereitstellung notwendiger Unterlagen
- die selbstständige Bearbeitung von Bürotätigkeiten wie die Bearbeitung der Post, die Bestellung von Büromaterialien, die Kontrolle von Rechnungen sowie die Vorbereitung von Präsentationen, etc. gehören zu deinem Arbeitsalltag
- mit deiner Kommunikationsstärke bist du eine vertrauensvolle und zuverlässige Schnittstelle in deinem Team
- je nach Bedarf unterstützt du bei weiteren administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Vertraulichkeit, Diskretion und Verlässlichkeit sind für dich selbstverständlich
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