Gemeinsam Meilensteine setzen: wie Zielvereinbarungen zum Erfolg führen

Was ist eine Zielvereinbarung?

Das Konzept der Zielvereinbarung kommt ursprünglich aus der Betriebswirtschaftslehre und wurde 1955 unter dem Namen "Management by Objectives" (Führen durch Zielvereinbarungen) vom US-österreichischen Ökonom Peter Drucker erfunden.

"MbO" zählt zu den sogenannten transaktionalen Führungsansätzen - das bezeichnet Methoden aus der Managementlehre, die auf ein gesundes Kommunikationsverhältnis zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden beruhen. Gerade bei modernen Unternehmen, die sich um Transparenz und demokratische Strukturen bemühen, sind Zielvereinbarungen beliebt.

Das Konzept dient dem Performance Management und stellt grundsätzlich die Frage:

"Was wollen wir wie und wann erreichen?"

• MbOs können sich auf die gesamte Strategie eines Unternehmens, aber auch auf ein bestimmtes Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitraums berufen.
• Meistens soll die Zielerreichung innerhalb eines Quartals, eines Halbjahres oder eines Jahres (möglichst erfolgreich) abgeschlossen werden.
• Es gilt, strategische Ziele des Unternehmens für die Mitarbeitenden nachvollziehbar zu machen, damit diese auch selbständig an ihren Zielen arbeiten können.

… auch die Leistungsevaluation kommt in’s Spiel

Neben der konkreten Zielerreichung dient eine Vereinbarung auch als Evaluierungstool: Zur Deadline der gesetzten Ziele steht ein Mitarbeitergespräch an, bei dem die Leistung des Mitarbeitenden noch einmal rückblickend analysiert und beurteilt wird.

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Verschiedene Kategorien für Zielvereinbarungen:

Verhaltensbezogene Ziele:

Hier geben Vorgesetzte vor, wie Mitarbeitende in gewissen Situationen in der Arbeitswelt reagieren sollen. Dazu zählt zum Beispiel

• das Verhalten in Meetings,
• Pünktlichkeit,
• die Weise und Häufigkeit von Feedbackrunden oder
• der erwünschte Umgang mit Kunden.

Aufgabenbezogene Ziele:

Diese Ziele orientieren sich an den bestimmten Stellenbeschreibungen der einzelnen Mitarbeitenden und sind oft an klaren Einheiten messbar.

Beispiel: "Ich werde den Umsatz des Produktes X innerhalb der Zeit Y um 30% steigern."

Persönliche Ziele:

Hier geht es darum, wie sich ein:e Mitarbeiter:in innerhalb der Firma weiterentwickelt, zum Beispiel

• durch Fortbildungen,
• Seminare oder
• Workshops.

Durch ihren Input bei der Weichenstellung der Ziele können die Arbeitnehmer:innen mitbestimmen, welche weiteren Karriereschritte sie innerhalb des Unternehmens planen wollen.

Beispiel: "Ich werde dieses Jahr ein Seminar zum Thema (...) belegen".

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Eine Eselsbrücke für Zielvereinbarungen: Die SMART-Methode

Um eine gelungene Zielvereinbarung zu formulieren, kann die Geschäftsführung und/oder das Personalmanagement die sogenannte SMART-Formel als Checkliste verwenden. SMART steht als Abkürzung für:

Spezifische Ziele:

Allen im Unternehmen ist geholfen, wenn Aufgaben deutlich formuliert werden. Die Aufgaben, die die Mitarbeitenden zu bewältigen haben, müssen unmissverständlich sein, um ineffizientem Arbeiten und Versäumnissen vorzubeugen und die Arbeit umso effizienter untereinander aufteilen zu können.

Messbare Ziele:

Erfolg zu messen, ist oft nicht einfach. Elementarer Bestandteil vieler Zielvereinbarungen ist ihre Messbarkeit, die sie auch wahrnehmbar macht.

Fragen wie

• "Wie viel Zeit darf ein Ziel in Anspruch nehmen?" oder
• "Welche Höhe des Gewinns soll erzielt werden?"

können die Grundlage für diese Ziele sein. Quantitative Ziele lassen sich mit vorab ermittelten "Key Performance Indicators" (KPI) messen.

Das können zum Beispiel festgelegte Umsatzhöhen oder Verkaufsvolumen sein.

Attraktive Ziele:

Unternehmen müssen bei der Umsetzung ihrer Ziele darauf achten, ihre Mitarbeitenden auch bei Laune zu halten. Kein CEO macht sich beliebt, wenn bei Zielsetzungen steile Hierarchien walten, von der nur die oberste Riege profitiert.

Der Nutzen für den eigenen Karriereweg muss für eine*n Angestellte*n deutlich werden. Nur so wird er oder sie hochmotiviert sein, die Pläne umzusetzen. Ein Mitarbeitergespräch ist daher an dieser Stelle unabdinglich, um die persönlichen Ziele mit den übergeordneten Unternehmenszielen abzustimmen.

Realistische Ziele:

Es ist einer der häufigsten Fehler, der in der Praxis der MbOs geschieht: Die Führungsetage verlangt Mammutaufgaben, die in ihrem Umfang oder Anspruch einfach nicht zu bewältigen sind. Beim Personal führt so etwas schnell zu Frustration und Verzweiflung - und somit auch zu mangelndem Arbeitseifer. Für Führungskräfte ist es daher wichtig, sich im Vorfeld mit der Belastbarkeit und den Fähigkeiten ihrer Angestellten zu beschäftigen, damit nicht beide Parteien früher oder später enttäuscht werden.

Terminierte Ziele:

Jedes Ziel hat einen zeitlichen Rahmen. Eine Deadline ist unabdinglich, um Mitarbeitenden auch klare Grenzen zu setzen, auf die sie hinarbeiten können. Oft hilft es jedoch auch, Deadlines weiter in einzelne Meilensteine zu stückeln. So kann die heute stets gefürchtete Prokrastination, also das Aufschieben von Aufgaben bis knapp vor Abgabe, verhindert werden.

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Wie läuft MbO ab? In 5 Schritten zur Zielvereinbarung

Im Optimalfall kann der Prozess von Zielvereinbarungen auf fünf Schritte aufgeteilt werden, an denen sich Führungskräfte und HR-Spezialisten orientieren können. Die Fachliteratur der MbO schlägt folgende Teilabschnitte vor:

1. Definition der Unternehmensziele durch die Führungsetage

Die Geschäftsführung legt in dieser ersten Phase die grundsätzlichen Ziele für das gesamte Unternehmen fest. Diesen umfassenden Überblick müssen Führungskräfte aus der Mission und Vision des Unternehmens ableiten und genau definieren.

2. Kommunikation der Ziele an die Belegschaft

Im Anschluss werden die Ziele in Kaskadenform auf die einzelnen Mitarbeitenden und deren Fachgebiet übertragen. Hierzu dienen Mitarbeitergespräche, die sich am SMART-Modell orientieren.

3. Interesse und Motivation der Belegschaft wecken

Die Geschäftsführung muss die Motivation der Mitarbeitenden anregen, damit sich diese eigenständig mit der Planung der Ziele auseinandersetzen. Jede Einzelperson soll dazu ermutigt werden, ihre eigenen Ziele zu setzen, von denen das gesamte Unternehmen wachsen und profitieren kann.

Hierfür muss genau kommuniziert werden, was durch das Engagement für die Belegschaft herausspringt, zum Beispiel in Form von sogenannten Benefits für Mitarbeiter:innen.

4. Tracking und Evaluierung der Ziele

Wie so oft gilt auch bei den MbOs: Der Weg ist das Ziel. Arbeitnehmer:innen und HR-Fachkräfte tracken und dokumentieren die Fortschritte ihrer Teammitglieder, damit diese ihr Ziel nicht aus den Augen verlieren. So kann auch deren Produktivität konstant unter die Lupe genommen werden.

5. Zielerreichung? Erfolge belohnen!

Harte Arbeit und ein erreichtes Ziel der Mitarbeitenden müssen belohnt werden!

Eine gerechte Entlohnung durch Prämien oder gar eine Gehaltserhöhung kann die Motivation der Belegschaft steigern und weiters dazu führen, dass sie sich mit dem Unternehmen identifizieren, sich weiterentwickeln und auch weiterhin an der Vereinbarung von Zielen teilhaben wollen. Eine angemessene Wertschätzung im Job ist die Basis für motivierte Mitarbeitende!

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Welche Vorteile haben Zielvereinbarungen?

Motivation:

Die positive Psychologie am Arbeitsplatz hinter sauber gesteckten Zielen ist nicht schwer zu erkennen: Wir alle sehen in der Arbeitswelt gerne ein Zielband vor Augen. Hinter der Zielvereinbarung steckt gewissermaßen die sogenannte "Gamification", ein Konzept, durch das spiel- und wettbewerbstypische Elemente in einen Workflow eingeflochten werden. Da wir es lieben, uns zu messen, werden es auch Arbeitnehmer:innen im besten Fall lieben, wenn ihre Erfolge und Meilensteine messbar gemacht werden.

Prioritäten:

Indem Ziele klar herauskristallisiert werden, müssen sich Mitarbeitende keine Gedanken mehr darüber machen, was auf der To-Do-Liste ganz oben steht. Werden Ziele transparent vereinbart, weiß jede*r, was zuerst vom „Aufgabenstabel“ muss. Das spart Zeit und lässt den Blick für das Wesentliche nicht schweifen.

Verantwortung:

Es ist ein bekräftigendes Gefühl, in Eigenregie zu arbeiten, ohne sich ständig an Vorgesetzte wenden zu müssen. Zielvereinbarungen begünstigen das, indem sie klare Aufgaben verteilen. Wenn erwünscht, kann das auch bei der Arbeitsweise zu mehr Autonomie führen, zum Beispiel wenn ein:e Mitarbeiter:in die produktiven Zeiten selbst einteilt. Eine gewisse Verantwortung zu überlassen, stärkt die Bindung zum Arbeitgeber. Das stärkt das Selbstbewusstsein und das Gefühl etwas bewirken zu können.

Transparenz:

Es ist vermutliche das klassischste Argument für eine Zielvereinbarung: Beide Seiten wissen genau, was in nächster Zeit erreicht werden soll. Durch eine Zielvereinbarung können Streitereien vorgebeugt werden - immerhin wussten alle, auf was man sich im Vorfeld geeinigt hat.

Reflexion:

Mit der Zielvereinbarung geht auch eine Beurteilung der Mitarbeitenden einher. Ist der Weg zum Ziel gut dokumentiert, kann beim Scheitern klar nachgespürt werden, an welcher Stellschraube noch gedreht werden muss. Mitarbeitende reflektieren so auch ihre eigenen Stärken und Schwächen. Auch harsche Kritik kann durch eine Zielvereinbarung nahbarer und versöhnlicher gestaltet werden.

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Welche Nachteile bringen Zielvereinbarungen?

Auch wenn Zielvereinbarungen ein beliebtes Tool darstellen, gibt es einige Kritikpunkte, über die sich die Geschäftsführer und HR-Manager bewusst sein müssen, insofern sie erfolgreich angewandt werden wollen. Gerade in der Planung von Zielvereinbarungen sollten mögliche Worst-Case-Szenarien im Vorfeld aufgespürt und, wenn möglich, auch ausgemerzt werden.

Zeitaufwand:

Unternehmen, die zu viel Zeit in die Zielsetzung investieren, lassen andere wichtige Bereiche oft liegen: Dazu zählt zum Beispiel die Unternehmenskultur oder das tägliche operative Arbeiten. Die Zielvereinbarungen sollten deshalb, wenn auch akribisch geplant, nicht zu sehr von anderen wichtigen Pfeilern des Unternehmens ablenken. Eine Kalkulation des Zeitaufwands ist daher ratsam.

Leistungsdruck:

Deadlines schweben gern wie das berühmte Damoklesschwert über uns, wenn mal wieder die Zeit rennt. Selbstverständlich üben konkret vereinbarte Ziele Druck aus. Fühlen sich Angestellte überfordert, kann das schnell zu mentaler Belastung führen, die Produktivität sinkt und das vermeintliche Top-Talent ist in der Leistung nicht mehr wiederzuerkennen. Im schlimmsten Fall verliert das Unternehmen nicht nur eine wichtige Arbeitskraft, sondern auch die Reputation entwickelt sich zur Zielscheibe. An dieser Stelle sei daran erinnert, die Zielvereinbarungen auch realistisch zu gestalten.

Konkurrenzkampf:

Die vereinbarten Ziele sollen durchaus zu einem gesunden Wettbewerb unter den Mitarbeitenden führen - immerhin kann das auch Spaß machen. Wenn der Konkurrenzkampf allerdings zu groß wird, entstehen Diskrepanzen im Büro - anstatt als Team zu arbeiten, will sich das Personal plötzlich gegenseitig ausspielen. Das führt zu einem desaströsen Arbeitsklima und wirbt nicht unbedingt für das Unternehmen.

Quantität über Qualität:

Messbare Ziele sind zwar ein grundlegender Faktor, damit Vereinbarungen zum Erfolg führen. Wird jedoch zu viel Wert auf die genaue Stückzahl eines zu verkaufenden Produkts oder auf die Prozentzahl des steigenden Umsatzes gelegt, können vor allem Mitarbeitende, die zum Beispiel durch ihre helfende Hand oder als „Erklärbären“ brillieren, vernachlässigt werden. Nicht jede Arbeitsleistung ist zähl- oder messbar, das muss eine gute Zielvereinbarung berücksichtigen.

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Beispiele für Zielvereinbarungen:

Um abschließend zu zeigen, wie Zielvereinbarungen im Konkreten ausformuliert werden können, haben wir anbei noch eine Liste mit Beispielen für konkrete Ziele zusammengestellt, die wir speziell für Arbeitnehmer:innen in der Ich-Perspektive formuliert haben:

Verhaltensbezogene Ziele:

• Ich werde stets pünktlich zu obligatorischen Meetings erscheinen.
• Ich werde meine Kollegen bei Meetings aussprechen lassen, ohne Ihnen ins Wort zu fallen.

Aufgabenbezogene Ziele:

• Ich werde die Verkaufszahl eines Produkts von X auf Y Stückzahlen erhöhen.
• Ich werde die Auftragsabwicklungszeit von 10 Stunden auf 8 Stunden verkürzen.
• Ich werde die Kundenabwanderung um 10% reduzieren.
• Ich werde den Umsatz von Produkt X innerhalb von Y Monaten um 30% steigern.

Entwicklungsorientierte Ziele:

• Ich werde im kommenden halben Jahr an folgenden Fortbildungen teilnehmen: (...)
• Ich strebe im kommenden Jahr eine Spezialisierung zum (...) an.
• Ich organisiere zu Ende des nächsten Quartals gemeinsam mit meinem Team einen Workshop zum Thema (...).

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