4 Assistentin der Geschäftsführung Jobs in Salzburg
Wir sind das "I" und "T" in Retail...
- Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten für unsere Geschäftsführung
- Planung und Organisation von Terminen, Workshops und Seminaren
- Koordination von Dienstreisen
- Bearbeitung und Aufbereitung von Vertragsunterlagen und Bestellungen
- E-Mail- und Postfachmanagement sowie Bearbeitung laufender Korrespondenz
- Erstellung und Korrekturlesen von Präsentationen
- Anlaufstelle für Fachbereiche und Bereichsleitungen
- Mitarbeit bei inhaltlichen und fachlichen Aufgaben
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Das Bringst du mit
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung im Sekretariat
- geübt im Umgang mit MS Office (Word, Excel)
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- hohe Teamfähigkeit
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ALL ABOUT: CREATING SAFETY BY TECHNOLOGY
- Du unterstützt unser Sales Office und die Bid Manager im organisatorischen Ablauf von Ausschreibungen, Teilnahmeanträgen und Angeboten.
- Du sichtest relevante Ausschreibungsportale nach neuen Bekanntmachungen und nutzt dabei auch digitale Tools und KI-Anwendungen zur Unterstützung.
- Du verwaltest, strukturierst und verteilst Ausschreibungsunterlagen, Bieterfragen, Antworten und weitere projektbezogene Dokumente.
- Du koordinierst Bieterfragen, verteilst sie an die zuständigen Fachbereiche und führst die Rückmeldungen strukturiert zusammen.
- Du bereitest Angebotsunterlagen, Teilnahmeanträge und weitere Abgabedokumente für elektronische Vergabeplattformen vor und unterstützt beim Upload.
- Du prüfst Abgabeunterlagen auf formale Vollständigkeit, Layout, Rechtschreibung, einheitliche Formatierung und saubere Dokumentenstruktur.
- Du organisierst notwendige Unterschriften, interne Freigaben und Preisreviews mit der Geschäftsführung und erstellst einfache Protokolle.
- Du stimmst dich mit Legal Advisor, Sales, Technik und weiteren internen Stellen ab, damit Unterlagen formal vollständig und korrekt vorbereitet sind.
- Du hältst unsere digitale Ablage sauber, nachvollziehbar und zentral gepflegt.
- Du unterstützt im Vertriebs- und Angebotsmanagement, z. B. beim Versand von Angeboten, bei der korrekten Ablage im System und bei der Erstellung kleinerer Angebote im Breitengeschäft.
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Deine Aufgaben:
- Hiring und Onboarding: von der Ausschreibung über die Vorauswahl und Gesprächskoordination bis zur Einstellung und dem strukturierten Onboarding neuer Mitarbeitender
- Personaladministration von der Anmeldung bis zum Austritt: An- und Abmeldungen bei der ÖGK, Dienstverträge, Vertragsauflösungen, Bescheinigungen und die dazugehörige Dokumentation
- Pflege der Personalakten und Stammdaten
- Enge Abstimmung mit Lohnverrechnung, Personalabteilung und Standortleitung – du sorgst dafür, dass alle abrechnungsrelevanten Unterlagen vollständig und fristgerecht vorliegen
- Verwaltung unserer Mitarbeiterwohnungen für unsere internationalen Mitarbeitenden: Belegungsübersicht, Ein- und Auszüge, regelmäßige Zustandskontrolle sowie Abstimmung mit Vermietern und Dienstleistern
- Laufende Weiterentwicklung deiner Abläufe: Was sich effizienter lösen lässt, bringst du ein und setzt es um
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