Welcome to Yourself
- Unterstützung des Vertriebs im operativen Tagesgeschäft (Angebote, Aufträge, Stammdatenpflege)
- Koordination und Abwicklung von Kundenaufträgen inkl. Abstimmung mit Lager und Logistik
- Schnittstelle zwischen Sales, Einkauf, Logistik und Finance
- Pflege und Auswertung von Verkaufszahlen, Reports und KPIs
- Überwachung von Lieferterminen und Sicherstellung einer hohen Servicequalität
- Unterstützung bei Forecasts, Bestandsplanung und Bedarfsanalysen
- Prozessoptimierung im Bereich Sales Operations und Administration
- Pflege von CRM- und ERP-Systemen
- Unterstützung bei Projekten, Produkteinführungen oder Sonderaktionen
- Allgemeine organisatorische und kaufmännische Tätigkeiten im Backoffice
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Deine Aufgaben
- Fachliche & disziplinarische Führung des OPC-Teams (aktuell 6 Mitarbeitende);
- Ressourcenplanung, Steuerung sowie aktive Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft;
- Sicherstellung der korrekten Abrechnung von Projekten, Lizenzen, Ersatzteilen, Service- & Trainingseinsätzen;
- Verantwortung für die Anlage und Verarbeitung vertriebsrelevanter Belege (z.B. Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften, RMA-Formulare, Kostenvoranschläge);
- Verantwortung für Artikelstammdaten, das Ersatzteilportfolio sowie das Preismanagement;
- Erstellung und Versand von Ersatzteilpreislisten und Product Change Notifications;
- Koordination abteilungsübergreifender Projekte und Initiativen zur Prozess- und Effizienzoptimierung;
- Analyse, Verständnis und kontinuierliche Verbesserung komplexer Prozessketten;
- Enge Zusammenarbeit mit Sales, QA, R&D und Projektmanagement;
- Erstellung bereichsinterner Arbeitsanweisungen;
- Operative Vertretung in der Auftragsbearbeitung von Ersatzteilaufträgen und Fremdfertigung System Aufträgen;
- Key-User im ERP-System für den Bereich Order Processing.
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Welcome to Yourself
- Mitarbeit im Vertriebsinnendienst und Unterstützung bei Angeboten, Aufträgen und Kundenanfragen
- Einblicke in Außendienst- und Key-Account-Aktivitäten
- Unterstützung bei der Auftragsabwicklung sowie Abstimmung mit Lager und Logistik
- Analyse von Verkaufszahlen, KPIs und Reportings
- Mitarbeit bei Projekten zur Prozessoptimierung und Digitalisierung
- Unterstützung bei Produktlaunches, Promotions und Vertriebsaktionen
- Übernahme eigener kleiner Projekte oder Verantwortungsbereiche
- Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachabteilungen (Sales, Operations, Finance, Marketing)
- Aktive Mitgestaltung von effizienten Strukturen und Abläufen
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Welcome to Yourself
- Durchführung der vorbereitenden Buchhaltung (Debitoren, Kreditoren, Sachkonten)
- Erstellung, Prüfung, Kontierung und Verbuchung von Rechnungen und Belegen
- Unterstützung bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen
- Erstellung von Reports, Auswertungen und betriebswirtschaftlichen Analysen
- Überwachung von Zahlungseingängen sowie Mahnwesen
- Abstimmung von Konten und Klärung von Differenzen
- Unterstützung bei Budgetplanung, Forecasts und Kostenkontrolle
- Optimierung und Weiterentwicklung von Finance-Prozessen und internen Kontrollen
- Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Dienstleistern und internen Fachabteilungen
- Pflege von Stammdaten und Dokumentationspflichten
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Welcome to Yourself
- Unterstützung des Vertriebsinnendienst (Angebote, Aufträge, Kundenanfragen, Stammdatenpflege)
- Koordination und Abwicklung von Bestellungen sowie Abstimmung mit Lager und Logistik
- Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kund:innen, Partner:innen und Dienstleister:innen
- Organisation und Verwaltung von Dokumenten, Rechnungen und Unterlagen
- Pflege der CRM- und ERP-Systeme sowie Erstellung von Auswertungen und Reports
- Organisation und Koordination von Terminen und Meetings für das Sales-Team
- Unterstützung bei Projekten, Promotions oder Vertriebsaktionen
- Allgemeine Office-Organisation (Material, Abläufe, Struktur, administrative Aufgaben)
- Sicherstellung reibungsloser interner Prozesse und Informationsflüsse
- Mitarbeit bei der Optimierung von administrativen und operativen Abläufen
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Vollzeit
Premstätten, Wien
10.03.2026
Premstätten, Wien
DEINE ZUKÜNFTIGE ROLLE
- Du planst, koordinierst und setzt individuelle Kundenaufträge im Schaltschrankbau eigenständig um, vom Erstkontakt bis zur Auftragserteilung (ohne Akquise).
- Für Deine Projekte erstellst Du zudem EPLAN-Zeichnungen und Produktionsaufträge.
- Du betreust Kund*innen kompetent - sowohl technisch als auch kaufmännisch, telefonisch und per Mail.
- In enger Abstimmung mit dem Außendienst und anderen Abteilungen stellst Du sicher, dass alles reibungslos läuft und unsere Kund*innen zufrieden sind.
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Deine Aufgaben
- Du verantwortest die eigenständige Erfassung und Abwicklung nationaler und internationaler Kundenaufträge;
- Dafür erstellst Du Vertriebs- und Versanddokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, RMA-Formulare, etc.;
- Du behältst Bestellungen und Liefertermine im Blick und kommunizierst aktiv mit unseren nationalen und internationalen Kunden und mit den KollegInnen in unseren Niederlassungen;
- Du arbeitest Hand in Hand mit den KollegInnen aus Vertrieb, Projektmanagement, Produktion und Logistik zusammen und sorgst somit für einen effizienten Durchfluss der Kundenbestellungen;
- Du bringst Dich ein, wirkst und arbeitest an internen Optimierungsprojekten mit.
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In your career, let’s prove what’s possible.
- Koordination mit der externen Personalverrechnung (AT, CZ, PT) inkl. Verwaltung von Ein-/Austritten und allen abrechnungsrelevanten Änderungen
- Arbeitszeit‑, Abwesenheits‑ und Urlaubsdaten sowie Prüfung von Überstunden, Feiertags- und Wochenendregelungen
- Verwaltung und Aktualisierung abrechnungsrelevanter Daten in unserem Zeiterfassungssystem sowie Abstimmung mit HR, Management und Führungskräften
- Erstellung monatlicher Auswertungen für die externe Gehaltsabrechnung, inklusive Rückstellungen und Stundenlisten
- Prüfung von Probeabrechnungen
- Kompetente Ansprechpartnerin für Mitarbeitende zu Verrechnungs- und arbeitsrechtlichen Fragen
- Unterstützung und Abstimmung bei internationalen Themen wie Aufenthaltstiteln, A1‑Meldungen, Versicherungsangelegenheiten und Benefits
- Mitwirkung bei Prüfungen, internen Audits, sowie laufender Prozessoptimierung
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