Front Office & Facilities Assistant (w/m/d)

Fast Facts

• Vollzeit (40h/Woche)

• Standort: Salzburg

• Wissen:  Empfangsbetreuung, Office‑Management, gute Organisationsfähigkeiten, Deutsch- und Englischkenntnisse

• Bewerbungsfrist: 16. Juli 2026

Bringst du starke Organisationsfähigkeiten mit, gehst herzlich auf Menschen zu und weißt, wie man Gäste willkommen heißt?

Dann wartet Dein Arbeitsplatz hinter dem Welcome Desk und in unserem Front Office Team auf Dich. Du bist die erste Anlaufstelle für unseren Besuch und sorgst mit Deiner offenen, lösungsorientierten Art für einen herzlichen Empfang. Ob Telefonate, Meetings oder Dienstreisen – Du behältst den Überblick und sorgst dafür, dass unser Office rund läuft.

Deine Aufgaben

• Betreuung des Empfangs und des Welcome Desks
• Freundlicher Erstkontakt für Anrufe und Besuchende
• Organisation und Koordination von Besprechungen, Catering und Tischreservierungen
• Pflege der Besprechungsräume (Ausstattung, Sauberkeit, Getränke)
• Bearbeitung der Post und Koordination von Messeversand
• Unterstützung bei Reiseorganisation und Buchungen
• Vielfältige administrative und organisatorische Tätigkeiten

Dein Profil

• Erfahrung im Empfangsbereich
• Auch Quereinsteiger aus der Hotellerie mit Erfahrung an der Rezeption sind sehr willkommen
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Hilfsbereitschaft
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Führerschein B

Für diese Position ist je nach Berufserfahrung mindestens die Einstufung nach dem IT-Kollektivvertrag in AT/Einstieg vorgesehen. Das endgültige Bruttogehalt ist marktkonform und orientiert sich an deiner Ausbildung, Qualifikation und Erfahrung.

Die Position ist verortet im Bereich:

Admin / Interne Dienstleistungen

Welche besonderen Fähigkeiten/Softskills brauche ich, um bei euch zu arbeiten? 

Absolute Zuverlässigkeit und strukturiertes Arbeiten, denn die Themen sind sensibel und brauchen volle Aufmerksamkeit. Je besser und exakter wir arbeiten, desto erfolgreicher agiert das ganze Unternehmen. Das Rückgrat einer innovativen Organisation ist die zuverlässige und menschenzugewandte Struktur dahinter. 

Interessiert?

Wir sind COPA-DATA – ein unabhängiger, weltweit agierender Software-Hersteller. Wir lösen hochkomplexe Aufgaben nach unserem Credo:

Das geht doch einfacher.

zenon ist unsere erfolgreiche Softwareplattform. Entwickelt für Automatisierungs- und Digitalisierungsprojekte sowie für die Umsetzung von Nachhaltigkeitszielen in Produktionsbetrieben. Wahrscheinlich hast du schon mal etwas gegessen oder getrunken, ein Medikament eingenommen oder ein Auto gesehen, an dessen Herstellung zenon beteiligt war. Oder vielleicht arbeitet dein Stromanbieter mit unserer Software? Gut möglich, dass wir indirekt schon in Kontakt waren.