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Die erfolgreiche Wochenplanung

Die erfolgreiche Wochenplanung

Eine gute Wochenplanung ist die Grundlage für eine motivierende Arbeitsatmosphäre. Reservieren Sie für Ihre Wochenplanung einen festen Termin in Ihrem Kalender. Bewährt haben sich der späte Freitagnachmittag oder auch der frühe Montagmorgen. Ein Zeitfenster von ungefähr einer halben Stunde ist erfahrungsgemäß absolut ausreichend. Wichtig ist, dass Sie während dieser Zeit nicht gestört werden - auch nicht vom Telefon. Sie benötigen ein einfaches Blatt Papier, einen Wochenübersichtsplan und eine Aufgabenliste.

Der Anfang Ihrer erfolgreichen Planung

Teilen Sie das Blatt Papier in zwei Spalten auf. In die linke Spalte tragen Sie sämtliche anstehenden Aufgaben und Termine ein, in die rechte alle Routinetätigkeiten. Schätzen Sie für die Punkte in der linken Spalte den ungefähren Zeitbedarf und legen Sie noch einmal 50 % dazu. Für die Aufgabe „Projekt Kunde X“ vermuten Sie beispielsweise einen Zeitaufwand von einer Stunde, Sie notieren jedoch anderthalb Stunden. Nachdem Sie dies mit allen Aufgaben und Terminen durchgeführt haben, sortieren Sie nach Prioritäten. A steht für wichtig und dringend, B für wichtig und nicht dringend, C für dringend und nicht wichtig. Prüfen Sie, ob Sie die Aufgaben der Kategorie C delegieren können. Fassen Sie ähnliche Aufgaben zu Blöcken zusammen, erledigen Sie alle Telefonate in einem festgelegten Zeitfenster, z. B. am Dienstagvormittag zwischen 10 und 12 Uhr.

Ihr Kalender als Dreh- und Angelpunkt

Tragen Sie nun alle Aufgaben und Termine der Kategorie A in Ihren Kalender ein. Bleiben Sie auf jeden Fall realistisch und packen Sie nicht alles in einen einzigen Vormittag, weil Sie das Gefühl haben, es „brennt“. Als nächstes sind die B-Aufgaben dran. Je sorgfältiger Sie in Zukunft darauf achten, B-Aufgaben zeitnah zu erledigen, um so weniger werden Sie es mit den brandgefährlichen A-Aufgaben zu tun bekommen: eine echte Erleichterung! Die Routineaufgaben gehören in die Aufgabenliste, für sie können Sie entsprechende Zeitfenster im Kalender blocken. Merken Sie sich als Faustregel, dass Sie nie mehr als 60 % Ihrer verfügbaren Zeit verplanen. So haben Sie ausreichend Puffer für unvorhergesehene Zwischenfälle, Terminverschiebungen, etc.

Der nächste Wochenplanungstermin

Halten Sie Rückschau, bevor Sie die nächste Woche in Angriff nehmen. Was war gut, was nicht? Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Was können Sie zukünftig anders machen? An wen können Sie noch welche Aufgaben delegieren? Im Laufe der Zeit werden Sie feststellen, dass sich Ihre gesamte Arbeitsweise zum Positiven verändert hat und Sie am Schreibtisch weniger Frust, sondern mehr Motivation verspüren, anstehende Aufgaben anzupacken.  

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