KÜNFTIGE AUFGABEN
- Unterstützung des Hausverwaltungsteams in allen organisatorischen Tätigkeiten der Liegenschaftsverwaltung
- Abwicklung von Schriftverkehr und Telefonaten mit Eigentümer:innen, Mieter:innen, Behörden und Professionisten
- Protokollführung bei Hausversammlungen
- Pflege und Aktualisierung der internen EDV-Systeme
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DAS ERWARTET SIE:
- Administrative und organisatorische Unterstützung der Bereichsleitung sowie des gesamten Teams
- Aufbereitung von Projektunterlagen und Präsentationen, Pflege und Aktualisierung interner Systeme
- Bearbeitung von spezifischen Themenstellungen im Bereich Bau- und Projektmanagement
- Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Mitarbeit und Unterstützung in vielfältigen internen Digitalisierungs- und Organisationsprojekten zur stetigen Verbesserung unserer Prozesse
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AUFGABENBEREICH
- Eigenverantwortliche Assistenz und kompetente Unterstützung der Geschäftsführung
- Eigenständige Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen
- Eigenständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Präsentationen und Kurzkonzepte
- Backup für die Telefonzentrale
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WENN SIE
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bereits Berufserfahrung gesammelt haben -
eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wie Bürokaufmann, Bank- oder Versicherungskaufmann, oder den Abschluss einer HAK oder HASCH oder Ähnliches vorweisen können -
Teamgeist besitzen, kommunikativ und gut im Organisieren sowie eine positive und offene Person sind -
... und wenn für Sie Arbeit mehr als nur Pflichterfüllung bedeutet
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Ihre Aufgaben:
- Disposition und Administration der laufenden Aufträge
- Vorkalkulation von eingelangten Bestellungen
- Fakturierung sowie Rechnungskontrolle
- Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Unterstützung des LKW-Verkaufsteams in administrativen Tätigkeiten
- Unterstützung in Projekten sowie in der Organisation von Events
- Organisation von Schulungen
- Personaladministration
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How You’ll Make Your Mark
- In deiner Rolle unterstützt du unsere Geschäftsführung bei organisatorischen Themen innerhalb des Supply Chain Management Bereichs
- Du übernimmst die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern im internationalen Kontext und Teilen von relevanten Informationen
- Zu deinem Aufgabengebiet zählt das Koordinieren von Terminen und Organisieren von Meetings sowie Dienstreisen
- Du bist zuständig für das Aufbereiten von Präsentationen und Erstellen von schriftlichen Dokumentationen
- Konsolidieren von Daten und Pflegen der internen Informationssysteme gehört zu deinen Aufgaben
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eine Persönliche Assistent:in
- Sie unterstützen den Auftraggeber abwechselnd mit 5 Kolleg:innen von Montag bis Sonntag zwischen 08:00 und 19:00 Uhr je nach Dienstplan.
- Unterstützung in der Haushaltsführung, beim Kochen und allen Agenden des Alltags.
- Unterstützung bei der Versorgung des Kleinkindes nur unter Anleitung der Mutter.
- Begleitung zu Terminen und Unterstützung bei der notwendigen Logistik dazu
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eine Persönliche Assistent:in
- Sie unterstützen den Auftraggeber abwechselnd mit 5 Kolleg:innen von Montag bis Sonntag tagsüber je nach Dienstplan.
- Unterstützung in der Haushaltsführung, beim Toilettengang, Körperpflege und allen Agenden des Alltags.
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eine Persönliche Assistent:in
- Sie unterstützen den Auftraggeber in erster Linie Montag bis Samstag zwischen 11:00 und 17:00 Uhr
- Unterstützung bei Freizeitaktivitäten und Sport (Besuche in der Therme/Schwimmbad), in der Haushaltsführung beim Einkaufen und Kochen
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eine Persönliche Assistent:in
- Sie unterstützen den Auftraggeber abwechselnd mit 5 Kolleg:innen von Montag bis Sonntag nachts und ggf. auch tagsüber je nach Dienstplan.
- Unterstützung in der Haushaltsführung, beim Toilettengang, Körperpflege und allen Agenden des Alltags.
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drei
- Sie unterstützen den Auftraggeber abwechselnd mit zwei Kolleg:innen derzeit von Montag bis Freitag abwechselnd entweder von 9:00 bis 14:00 Uhr, oder von 14:00 bis 19:00 Uhr oder von 15:00 bis 21:00 Uhr. Wenn die Persönliche Assistenz gut etabliert ist, werden nach Planung auch Wochenenddienste benötigt.
- Unterstützung bei der Nutzung des ÖPNV, bei Terminen und Arztbesuchen.
- SSie unterstützen den Auftraggeber abwechselnd mit zwei Kolleg:innen derzeit von Montag bis Freitag abwechselnd entweder von 9:00 bis 14:00 Uhr, oder von 14:00 bis 19:00 Uhr oder von 15:00 bis 21:00 Uhr. Wenn die Persönliche Assistenz gut etabliert ist, werden nach Planung auch Wochenenddienste benötigt.
- Sie unterstützen den Auftraggeber ggf. beim Toilettengang und falls seine Mutter abwesend ist, bei der Körperhygiene.
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Wir freuen uns über Ihre Bewerbung!
- Sie unterstützen die Auftraggeberin am Dienstag, Donnerstag oder Freitag im Team abwechselnd von 13:00 Uhr bis 18:30 Uhr, gerne können Sie auch unter der Geringfügigkeitsgrenze beschäftigt werden.
- Unterstützung in der Haushaltsführung und beim Kochen.
- Unterstützung bei der Herstellung von Struktur und Ordnung in allen Belangen.
- Unterstützung bei Einkäufen und Erledigungen.
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eine:n Persönliche:n Assistent:in
- Sie unterstützen die Auftraggeberin abwechselnd mit 5 Kolleg:innen von Montag bis Sonntag tagsüber je nach Dienstplan
- Unterstützung bei der Haushaltsführung, beim Kochen, bei der Körperpflege und allen Agenden des Alltags
- Unterstützung bei der Versorgung des Kleinkindes nur unter Anleitung der Mutter
- im gemeinsamen Haushalt leben auch eine Katze
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eine Persönliche Assistent:in
- Die Dienstzeiten sind im Wechsel mit Ihren Teamkolleg:innen von 10:00 bis 14:00 Uhr, von 18:00 bis 20:00 Uhr und von 0:00 bis 7:00 Uhr (Nachtdienst).
- Der Dienstplan wird mit Ihnen abgestimmt, Freiwünsche sind möglich, grundsätzlich müssen aber alle Dienste im Wechsel geleistet werden.
- Der Nachtdienst ist ein ruhender Nachtdienst, in dem Sie bei Bedarf aufstehen.
- Die Dienste finden an allen Tagen des Jahres statt, Feiertagsdienste werden auf das gesamte Team verteilt und im Einvernehmen mit Ihnen geplant.
- Sie unterstützen den Auftraggeber gemeinsam mit der Hauskrankenpflege bei der Körperpflege und Mobilisation. Sie kochen, kaufen und verrichten alle Tätigkeiten, die in einem Haushalt anfallen.
- Fallweise kann auch die Begleitung zu Terminen Ihre Aufgabe sein.
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eine Persönliche Assistent:innen
- Sie unterstützen die Auftraggeberin von Montag bis Sonntag an den Vormittagen von 10:00 bis 14:00 Uhr und an den Abenden von 18:00 bis 20:00 Uhr.
- Unterstützung in der Haushaltsführung, beim Kochen, bei der Körperpflege und allen Agenden des Alltags.
- Freizeitassistenz: Sie begleiten die Auftraggeberin auf Wegen, Spaziergängen und Ausflügen.
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eine
- Sie unterstützen die Auftraggeberin abwechselnd mit Ihren Kolleginnen jeweils freitags ca. 2-3 mal im Monat zwischen 08:00 bis 17:00 Uhr.
- Unterstützung bei der Körperpflege in sehr geringem Ausmaß (Unterstützung beim Haare waschen oder Duschen).
- Die Auftraggeberin verfügt über einen Kleinbus, mit dem die Assistent:innen regelmäßig Fahrten gemeinsam mit der Auftraggeberin durchführen, z.B. zu Therapien u.ä.
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WIR BIETEN INTERESSANTE AUFGABEN FÜR SIE:
- Unterstützung der Projektleitung bei der technischen und administrativen Umsetzung von Projekten im Bereich Alarm, Videoüberwachung und Brandmeldetechnik
- Laufende Baustellen- Kosten- und Projektkontrolle
- Planung und Koordination des Montagepersonals / Techniker
- Reklamationsbearbeitung
- Mitwirkung bei der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung
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Worum geht´s?
- Sie unterstützen Menschen mit Behinderungen im Alltag (Haushalt, Gestaltung von Freizeitaktivitäten, Körperpflege, …) und stellen deren individuelle Bedürfnisse in den Fokus Ihrer Tätigkeit („Personenzentriertes Arbeiten“).
- Ziel ist dabei die Förderung und Erhaltung einer größtmöglichen Selbständigkeit aller Bewohner:innen.
- Sie haben keine geteilten Dienste!
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Worum geht´s?
- Sie unterstützen Menschen mit Behinderungen im Alltag (Haushalt, Gestaltung von Freizeitaktivitäten, Körperpflege, …) und stellen deren individuelle Bedürfnisse in den Fokus Ihrer Tätigkeit („Personenzentriertes Arbeiten“).
- Ziel ist dabei die Förderung und Erhaltung einer größtmöglichen Selbständigkeit aller Bewohner:innen.
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Unterstützung der Geschäftsleitung:
- Koordinationsstelle für das Management-Team und Ansprechperson für administrative Belange
- Mithilfe bei der Entwicklung und Aufbereitung von aktuellen Themen
- Reisekoordination und Reisekostenabrechnung
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Das zeichnet dich aus:
- versierte Kommunikationsfähigkeit und hohe Serviceorientierung
- technisches Interesse – idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung im Bauwesen
- vorzugsweise erste Berufserfahrung im Bereich des Qualitätsmanagements
- ausgeprägtes organisatorisches Talent sowie die Fähigkeit, Aufgaben effizient zu priorisieren und zu verwalten
- eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, effektiv mit verschiedenen Interessengruppen zusammenzuarbeiten
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- Erste Ansprechperson für externe Anfragen
- Professionelle Betreuung der Telefonzentrale
- Koordination der Botendienste
- Übernahme von Terminkoordinationen
- Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben
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How You'll Make Your Mark
- Du erledigst selbstständig eine Vielzahl von Assistenzaufgaben in einem internationalen Kontext / komplexen Umfeld
- Du bist für die Planung und Koordination von Terminen, Geschäftsreisen und unternehmensweiten Meetings verantwortlich
- In deiner Rolle bereitest du Präsentationen und Protokolle in englischer und deutscher Sprache vor
- Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen englischsprachigen Stakeholdern weltweit bereitet dir Freude
- Die Koordination und Unterstützung im Bereich des Projektmanagements runden dein Aufgabengebiet ab
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Wir bieten interessante Aufgaben für Sie:
- administrative Tätigkeiten und Organisation, unter anderem für die Bereiche Rechnungsvorbereitung, Angebotswesen und Korrespondenz
- Wartung der kundenbezogenen Stammdaten sowie Zeiterfassung der Techniker
- Kommunikationsschnittstelle zu unseren Kunden als auch zu den Technikern
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Standort: Salzburg | Vollzeit | ab sofort
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und vielfältige sowie abwechslungsreiche Aufgabengebiete
- Unterstützung der Teams in allen administrativen und organisatorischen Belangen
- Verantwortlich für interne und externe Terminkoordination, Reisemanagement (klassische Assistenzaufgaben)
- Interne Abwicklung von Kund:innenprojekten (von der Angebots- bis zur Rechnungslegung)
- Mitarbeit bei der Aufbereitung von Berichten und Präsentationen sowie bei unternehmensinternen Projekten
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WOMIT SIE UNS BEGEISTERN KÖNNEN
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HBLA o.ä.)
- Mehrjährige Berufserfahrung im Back Office Bereich von Vorteil
- Gute PC-Kenntnisse (MS-Office) und ausgezeichnete Deutschkenntnisse
- Bereitschaft zu Mehrstunden bis zu 40/Woche (Urlaubsvertretung)
- Selbstständiger, genauer und proaktiver Arbeitsstil
- Einwandfreier Leumund
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Die Rolle
- Du hast bereits eine kaufmännische Ausbildung (HAK/HBLA-Matura, Lehre) oder ein Hochschulstudium in der Tasche
- Du sprichst fließend Englisch und Deutsch zumindest auf einem guten Level
- Du hast bereits einige Jahre in der Verwaltungsarena gekämpft oder in einer Assistenzposition geglänzt
- Du liebst es, in einem dynamischen, internationalen Umfeld zu arbeiten und bist ein echter Teamplayer mit hervorragenden kommunikativen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten
- Du bist ein Macher, der Themen proaktiv angeht und Spaß am Koordinieren und Organisieren hat
- Du bist IT-addicted und fühlst dich mit MS Office Programmen wie zu Hause. Zudem bringst du idealerweise bereits erste Erfahrungen mit SAP mit (von Vorteil)
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Job++
- Unterstützung der Vertriebs- und Technikabteilung in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen
- Erstellen von Angeboten, Ausschreibungen und Rechnungen
- Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten
- Versand von Komponenten an Kunden
- Interesse für Zukunftstechnologien, Energietechnik und Elektromobilität
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Freuen Sie sich auf
- sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten weiter auszubauen
- technisch bestens ausgestattete und moderne Untersuchungs- und Behandlungsräume
- ein freundliches, hilfsbereites, motiviertes Team mit sehr gutem und kollegialem Zusammenhalt
- eine sehr gute kommunikative Atmosphäre auch in der Zusammenarbeit mit den anderen 15 Abteilungen
- einen Arbeitsplatz in einem qualitätsorientierten Klinikum
- betriebliches Gesundheitsmanagement und gelebte Personalentwicklung
- kurze Dienstwege und flache Hierarchien
- eine gute Infrastruktur mit vielen Fachabteilungen
- familienfreundliche, flexible Arbeitszeitmodelle in Voll- oder Teilzeit
- die Sozialleistungen eines Ordensklinikums (Mitarbeiterkantine, betriebliche Kinderbetreuung, kostenlosen Mitarbeiterparkplatz u.v.m.)
- Mitarbeiterwohnungen bzw. ggf. Unterstützung bei der Wohnraumbeschaffung
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