Leadership Office & Event Management (w/m/d)

Hervis Zentrale Wals / Vollzeit

Du organisierst, bevor jemand fragt, hältst zwei Geschäftsführern den Rücken frei und sorgst dafür, dass Termine, Meetings und Events reibungslos laufen. Du gestaltest Struktur, die Tempo möglich macht, denkst voraus und machst aus Terminen echte Erlebnisse. Dich erwartet ein Handelsunternehmen in Transformation, mitten in der Sportbranche, mit einem Team im Aufbruch, kurzen Entscheidungswegen und echtem Gestaltungsspielraum. Dabei zählen absolute Diskretion, Eigenverantwortung und der Wille, Dinge aktiv voranzutreiben.

WAS DICH AUSMACHT

Du hast eine kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW, Lehre) oder ein Studium abgeschlossen und bringst idealerweise 3 oder mehr Jahre Erfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungsebene und/oder im Eventmanagement mit.
Absolute Diskretion ist für dich selbstverständlich – du gehst souverän und vertrauensvoll mit sensiblen Informationen und Themen um.
Du arbeitest strukturiert, genau und vorausschauend, setzt schnell die richtigen Prioritäten und denkst gerne zwei Schritte weiter.
Du bist hands-on, proaktiv und kreativ, bringst eigene Ideen ein und setzt diese eigenständig und effizient um – auch wenn es turbulent wird..´
Du bist digital versiert, sicher in MS 365 und Collaboration-Tools und nutzt KI-Tools souverän. Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, Freude daran, Menschen zusammenzubringen, sowie Reisebereitschaft runden dein Profil ab.
Nice to have: Erfahrung in Handel, Sport oder einem Unternehmen in Transformation sowie Kenntnisse in Event-, Einladungs- oder Reisekosten-Tools und Führerschein B.

DEINE NEUE AUFGABE

Termine & Dokumentation: Du verantwortest das Terminmanagement für zwei Geschäftsführer, koordinierst Prioritäten und sorgst für eine optimale Vorbereitung. Dafür bereitest du Präsentationen im Corporate Design auf, sorgst für eine strukturierte, digitale Ablage und eine Nachbereitung – vom Protokoll bis zum To-do-Tracking
Reiseorganisation: Du planst Geschäftsreisen in AT, DE und CEE und kümmerst dich um die vollständige und fristgerechte Reisekostenabrechnung.
Meetings: Du koordinierst interne und externe Meetings wie Aufsichtsratssitzungen und Partnertermine.
Events & Veranstaltungen: Du übernimmst, in Abstimmung mit Marketing und HR, die Organisation von Townhalls, Sales-Konferenzen, Führungskräfte-Offsites und Mitarbeitenden-Events (zB Weihnachtsfeier) – von der Konzeption über Location und Dienstleister bis zur Durchführung und Budgetsteuerung.
Außerdem unterstützt du bei Store-Openings und Partnerveranstaltungen.
Schnittstellen & Kommunikation: Du bist zentrale Ansprechperson für Bereichsleitungen, Stores, Partner sowie externe Berater und stellst eine professionelle und absolut diskrete Zusammenarbeit sicher.

Deine Benefits

Aus- und
Weiterbildung

Sport- &
Firmenevents

Mitarbeiter-
Rabatte

Home Office &
flexible Arbeitszeiten

Unterstützung für
mentales Wohlbefinden

Essenszuschuss

Aus gesetzlichen Gründen sind wir verpflichtet darauf hinzuweisen, dass das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position bei jährlich EUR 35.490,– brutto liegt. Wir legen jedoch großen Wert auf deine Potenziale und Stärken. Daher passen wir dein tatsächliches Gehalt entsprechend deiner beruflichen Erfahrung und Qualifikation individuell an.